Van papier naar volledig digitaal

Van papier naar volledig digitaal

De laatste jaren gaan ook in de accountancy de digitale ontwikkelingen razendsnel. Daniëlle Tijhuis: “Papier verdwijnt steeds meer en digitalisering is onontkoombaar voor moderne accountantskantoren zoals De Kok.” Ivo Jonker vult aan: “Geautomatiseerde processen worden steeds meer een gereedschap voor het oplossen van vraagstukken. Dat levert tijdwinst op en zo worden we wendbaarder. Daardoor kunnen we onze expertise en adviesfunctie breder inzetten en efficiënter samenwerken met onze klanten.”

Tijhuis: “Door vooruitstrevend mee te gaan in de transitie van papier naar digitalisering en die ontwikkeling te combineren met gespecialiseerd advies zorgen we ervoor dat De Kok een accountskantoor van de toekomst blijft. Maar dan wel op de manier die voor ons kenmerkend is, namelijk persoonlijk, laagdrempelig, op basis van vertrouwen, meedenkend en met een Twentse no nonsense-instelling.”

Onontkoombare ontwikkeling

Jonker: “De Kok is allang bezig met de transformatie van papier naar papierloos. Zo zijn al onze dossiers digitaal en beschikken we over moderne softwareprogramma’s. Dat is een onontkoombare ontwikkeling, maar we merken wel dat een aantal ondernemers er nog tegen aan hikt. Aan ons dus de taak om hen daarin mee te nemen en de mogelijkheden en bijbehorende voordelen te laten zien en uit te leggen. Hoever de klant daarin meegaat, bepaalt hij zelf, maar in de basis is het een kwestie van simpelweg moeten om als bedrijf een sterke positie te kunnen behouden.”

Facturen verwerken: Basecone

Het digitaal ontvangen van facturen wordt steeds meer de norm. Tijhuis: “Met het geavanceerde programma Basecone stuurt de klant zijn ontvangen facturen rechtstreeks vanuit zijn mailbox naar zijn specifieke mailadres bij Basecone of hij scant ze via de speciale app op de smartphone en zet ze dan door. Door deze real time manier van facturen administratief verwerken wordt de druk bij kwartaal- en maandadministraties weggehaald. Andere voordelen van Basecone zijn dat facturen niet meer zoek raken, het fiatteringsproces sneller verloopt en meer overzicht wordt gecreëerd in de financiële administratie. Je moet het systeem wel goed inrichten, maar daar helpen wij mee. Ook kunnen wij live meekijken en waar nodig adviseren en bijsturen. Is er sprake van een kassabon dan kunnen deze eenvoudig met de Basecone app worden gedigitaliseerd en verwerkt. Het digitaliseren van papieren facturen kunnen wij ook voor de klant doen.”

Boekhouding: Twinfield

Jonker: “Hiernaast werken wij met het boekhoudprogramma Twinfield, waarmee onder andere verkoopfacturen kunnen worden aangemaakt, een betaalbatch voor inkoopfacturen kan worden gegenereerd en bankmutaties worden bijgewerkt. De factureringsgegevens van Basecone komen ook in Twinfield terecht en er kunnen tal van andere programma’s aan worden gekoppeld, zoals Nmbrs waarmee automatisch loonjournaalposten worden verwerkt in Twinfield. Met Twinfield en een ander programma, Caseware, kunnen we automatisch output genereren voor de volgende schakels, zoals aangiftes, het deponeren, jaarrekeningen en onze adviesproducten. En wanneer de data worden gekoppeld aan een dashboard, heeft de klant een prachtige tool om snel op verschillende KPI’s te kunnen sturen.”

Meekijken en adviseren

“Omdat we met de klant mee kunnen kijken,” zegt Tijhuis, “kunnen we snel en proactief reageren en adviseren. Dat komt de samenwerking ten goede, het werkt efficiënter en de kans op fouten wordt kleiner. Door de data goed te analyseren en interpreteren bieden we ook handvatten om snel bij te sturen. Zo kunnen we bijvoorbeeld snel en inzichtelijk de concurrentiepositie in kaart brengen en prognoses maken. Dat betekent kostbare managementinformatie.”

Conclusie

De Kok gaat snel en op alle fronten, samen met zijn klanten, mee met de digitale transformatie, met gebruikmaking van moderne software, jarenlange ervaring en vakkennis die altijd up to date is. Niet alleen omdat het proces onvermijdelijk is, maar ook omdat het een grote sprong voorwaarts is in de dienstverlening met vele voordelen voor de klanten.